바쁜 하루를 앞두고 머릿속이 자꾸 복잡해지는 날, 무작정 ‘할 일 리스트’만 작성하는 것은 오히려 더 큰 스트레스를 부를 수 있습니다. 중요한 일, 급한 일, 예기치 않은 요청들이 뒤섞이면서 세웠던 계획은 무너지고, 하루는 엉망이 되기 쉽습니다. 이런 날일수록 필요한 건 ‘유연하지만 중심이 있는 스케줄 설계’입니다. 이 글에서는 시간 블록 기법을 기반으로 하되, 유동적인 상황에도 대응 가능한 블록 스케줄 짜는 법을 실제 예시와 함께 정리해 드리고자 합니다. 계획과 현실의 충돌을 줄이고, ‘할 일 많은 날’에도 집중과 여유를 유지하는 전략을 한번 배워보는 것을 추천합니다.
1. 고정형 블록이 아니라 ‘유연형 블록’으로 생각하자
기존의 시간 블록법은 하루를 일정한 시간 단위로 쪼개고, 각 시간에 할 일을 배치하는 방식으로 구성되었습니다. 하지만, 일이 몰리는 날에는 정해진 시간대로 움직이기 어렵고, 하나의 예외 상황이 전체 스케줄을 무너뜨릴 수도 있습니다.
이럴 때 필요한 건 ‘고정형 블록’이 아닌 ‘유연형 블록’입니다. 유연형 블록이란, 시간보다 우선순위와 블록의 흐름에 집중하는 방식으로, 하루를 계획된 블록으로 나누되, 시간은 다소 유동적으로 운영하는 전략으로 보시면 됩니다.
예를 들어, 오전 9시부터 10시까지의 회의 준비, 10시부터 11시까지의 보고서 작성 등으로 시간까지 고정하는 것이 아니라, “오전 중 우선 처리해야 할 2개의 블록”으로 잡고 그 흐름만 지키는 방식입니다.
유연형 블록은 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 계획을 지키지 못했을 때의 스트레스를 줄여줍니다
- 급한 일이 끼어들어도 블록을 쉽게 재배치할 수 있습니다
- 하루 전체의 리듬을 유지하며 핵심 업무에 집중할 수 있습니다
즉, 시간 중심이 아닌 ‘흐름 중심’의 블록 설정이 이 방식의 핵심입니다.
2. ‘핵심 블록’만 고정하고 나머지는 유연하게 운영하기
시간 블록을 유연하게 설계하는 핵심은 ‘하루의 중심을 정하는 것’입니다. 하루에 해야 할 일 중에서도 반드시 완료해야 할 핵심 블록에 대해 2~3개를 먼저 설정합니다.
이 블록들은 되도록이면 가장 집중력이 높은 시간대(오전 중반이나 오후 초반)에 배치하고, 그 외의 일은 유동적으로 옮길 수 있도록 계획하는 것입니다.
예시)
- 핵심 블록 1: 오전 9시~10시 30분, 보고서 작성
- 핵심 블록 2: 오후 1시~2시, 기획안 검토
- 핵심 블록 3: 오후 3시 이후, 클라이언트 회의
이렇게 핵심 블록을 먼저 확보하게 되면, 하루 중 가장 중요한 흐름이 만들어질 수 있습니다. 나머지 일정(이메일 정리, 서류 정리, 문의 대응 등)은 이 사이사이에 유연하게 배치하면 됩니다.
핵심 블록을 고정함으로써 ‘중요한 일을 해냈다’는 만족감을 유지할 수 있고, 급한 요청이 생겨도 전체 스케줄이 무너지지 않게 될 수 있습니다.
3. 유연한 블록 스케줄링을 위한 실전 전략
단순히 “시간을 넉넉히 잡자”는 의미가 아닙니다. 유연한 시간 블록법에는 몇 가지 실천 전략이 필요합니다.
1) 블록별 목표와 성격을 미리 정의하자
시간 블록은 단순히 ‘시간’이 아니라 ‘기능 단위’로 구성되어야 합니다. 각 블록에는 명확한 목표가 있어야 유동적으로 운영할 때도 기준이 될 수 있습니다.
예를 들어 “메일 확인 블록”보다는 “메일 중 회의 관련 메일 분류 및 회신”처럼 구체적으로 정해 두는 것이 좋습니다. 그래야만 해당 블록을 다른 시간대로 옮겨도 작업이 흐트러지지 않을 수 있습니다.
2) ‘이동 가능한 블록’과 ‘이동 불가 블록’을 구분하자
모든 블록이 유연할 수는 없습니다. 회의, 외부 미팅, 마감 시간처럼 특정 시간에 반드시 해야 하는 일은 ‘이동 불가 블록’으로 지정하고, 그 외의 작업은 이동 가능 블록으로 구분을 해야 합니다.
이렇게 블록 성격을 분류하게 되면, 돌발 상황이 생겼을 때 우선순위를 빠르게 재조정할 수 있습니다.
3) 하루 중 유동 시간(버퍼 타임)을 확보하자
할 일이 많을수록 하루를 꽉 채워 넣고 싶어지지만, 그럴수록 일정은 무너지기 쉬울 수 있습니다. 하루 30분~1시간 정도는 아무 일도 넣지 않고 ‘예비 시간’으로 설정하는 것을 추천합니다. 이 시간은 미뤄진 블록을 옮기거나, 갑작스러운 일을 처리하는 데 사용할 수 있습니다.
버퍼 타임은 유연성을 높이는 데 매우 중요한 요소입니다. 이는 실제로 하루를 운영하면서 가장 실용적인 전략이 될 수 있기도 합니다.
4. 할 일 많은 날일수록 ‘하나씩 끝내는 구조’를 만들자
유연한 시간 블록법의 또 다른 핵심은 ‘한 번에 하나씩’입니다. 할 일이 많을수록 한꺼번에 여러 가지를 하려는 경향이 강해지지만, 이럴수록 집중력은 산만해지고 실제 성과는 떨어질 수 있습니다.
각 블록마다 ‘하나의 명확한 목표’만 설정하고, 해당 블록 내에서는 다른 일은 하지 않는 원칙을 세워야 합니다.
예를 들어 회의 준비 블록이 있으면 그 시간에는 메신저를 확인하지 않고, 보고서 블록이 있다면 그 시간엔 이메일을 열지 않아야 합니다.
이렇게 몰입할 수 있는 구간을 짧게라도 확보하면, 훨씬 빠르게 일들을 해결할 수 있게 되고 하루가 더 가볍게 느껴질 수 있습니다.
5. 유연한 블록 설계에도 ‘루틴’은 필요하다
완전히 유동적인 하루는 결국 다시 혼란을 가져올 수 있습니다. 유연하게 움직이되, 일정한 리듬을 유지하는 것이 중요합니다. 이를 위해 하루에 반복되는 기본 루틴 블록을 마련해두면 좋습니다.
예시)
- 아침 루틴: 8시~8시 30분, 오늘의 일정 체크 및 마인드셋
- 점심 루틴: 12시~13시, 식사와 리셋 타임
- 저녁 루틴: 17시~17시 30분, 오늘 일정 피드백 및 정리
이러한 루틴은 바쁜 날일수록 리듬을 유지하고, 에너지 소모를 줄여주는 역할을 해줄 수 있습니다. 유연함과 반복 사이에서 균형을 잡아야 진짜로 하루를 컨트롤할 수 있습니다.
마무리: 유연함은 포기의 대안이 아니라 전략이다
할 일이 많은 날, 완벽한 계획을 세우고 싶지만, 현실은 예측할 수 없는 변수로 가득할 수 있습니다. 이때 중요한 건 무리하게 일정을 고정하는 것이 아니라, 중심을 잡고 유연하게 움직일 수 있는 구조를 만드는 것입니다.
시간 블록법은 그 자체로도 강력한 집중력을 유도할 수 있는 도구이지만, 상황에 맞게 유연하게 적용할 때 더 큰 효과를 발휘할 수 있습니다. 오늘 하루도 꼭 지켜야 할 블록 몇 개만 고정하고, 나머지는 흐름에 맞게 재배치해 보는 것을 추천합니다.
다소 처음에는 힘들겠지만, 어느 순간 계획과 현실이 조화를 이루어진다면, 바쁜 하루도 충분히 해낼 수 있고,
무너지는 대신 더 잘 설계된 하루가 시작될 수 있을 것 같습니다.